Fordel kostnader etter en avtalt nøkkel som passer det dere deler. Rom kan fordeles etter areal eller bruksdager, mens resepsjon kan ha en egen nøkkel. Én lik prosent på alle utgifter er enkelt, men kan gi skjev fordeling.
Eksempel: tre behandlere deler 30 000 kroner
| Kostnad | Totalt | Avtalt fordeling | Andel til behandler A |
|---|---|---|---|
| Rom | 18 000 kr | A bruker halvparten av romtiden | 9 000 kr |
| Resepsjon | 9 000 kr | Lik andel på tre | 3 000 kr |
| Renhold | 3 000 kr | Lik andel på tre | 1 000 kr |
| Sum | 30 000 kr | 13 000 kr |
Eksemplet viser intern kostnadsfordeling. Avgiftsbehandling og fakturering av det som leveres videre, må følge den konkrete avtalen; utgifter kan ikke uten videre sendes videre som avgiftsfrie utlegg.
Det månedlige oppgjøret
Oppstillingen bør vise periode, leverandørkostnad, fordelingsnøkkel, beregnet andel og allerede betalte beløp. Avtal hvordan nye kostnader godkjennes. Behandlerne bør ikke få en uventet andel av et utstyrskjøp bare fordi fakturaen er adressert til fellesforetaket.
Ved ferie eller ny behandler: bruk avtalens regler. Hvis nøkkelen skal endres, angi fra hvilken dato. Behold tidligere oppgjør slik at de kan forklares senere.
Sammenlign totalen med fast romleie eller omsetningsandel. Ikke fakturer renhold på nytt hvis det allerede er inkludert i leien.