En god overlevering viser hvilke saker som er åpne, hvor dokumentene finnes og hva neste medarbeider skal gjøre. En mappe med gamle e-poster er ikke nok.
Bruk denne listen siste uke før overtakelse
| Område | Det neste ansvarlig trenger |
|---|---|
| Pasientoppgjør | Ubetalte krav, feil og avtalte tilbakebetalinger |
| Helfo | Siste avstemte oppgjør og krav som venter |
| Leverandører | Åpne fakturaer, abonnementer og oppsigelsesfrister |
| Personale og innleide | Neste frist for lønnsgrunnlag og hvem som godkjenner |
| Romleie | Avtaler, fordelingsnøkler og neste oppgjør |
| Systemer | Egen konto, rolle og leverandørkontakt |
Gi hver åpen sak en referanse, frist og mottaker. For eksempel: «Oppgjør 456 avviker med 800 kroner. Rapporten ligger i avtalt økonomimappe; avventer svar fra oppgjørsansvarlig fredag.»
Prøv overtakelsen før siste arbeidsdag
La mottakeren finne en leverandørfaktura, kontrollere siste bankoppgjør og finne hvem som kan godkjenne en refusjon. Da oppdager dere manglende tilgang mens det fortsatt er tid til å rette den.
Ikke flytt journalinnhold til en generell administrasjonsmappe for å gjøre overleveringen enklere. Fordel tilgangen etter oppgavene i systemoversikten.
Ved permanent fratreden må dere også ha en dato for å endre fullmakter og avslutte tilganger. Behold nødvendig virksomhetshistorikk i virksomhetens systemer. Se reserve ved fravær for en enklere versjon.