Skriv en kort fullmaktsliste for resepsjonen. Den bør si hvilke oppgaver medarbeideren kan utføre selv, hvem som godkjenner unntak og hvilke henvendelser som skal direkte til behandleren.
| Henvendelse | Resepsjonens oppgave | Videre behandling |
|---|---|---|
| Flytte time | Finne ny tid og oppdatere avtalen | Behandler ved faglige spørsmål |
| Feil beløp på faktura | Finne salgsreferansen og registrere feilen | Fakturaansvarlig før korrigering |
| Krav om refusjon | Notere krav og dokumentreferanse | Den som har refusjonsfullmakt |
| Spørsmål om behandling | Sende til riktig behandler | Ikke svare ut fra journalnotater |
Tilpass listen til hvem resepsjonen arbeider for. I et fellesskap med flere foretak må både fakturering og tilgang følge riktig virksomhet.
Unngå refusjon ved antakelse
Hvis kunden sier at beløpet er betalt to ganger, kontroller begge betalingene før en tilbakebetaling bestilles. Ett beløp kan være reservert, mens et annet er bokført. Bevar koblingen til salgsdokumentet, og bruk betalingsleverandørens rapport til undersøkelsen.
Ved fravær
En vikar trenger egen tilgang til oppgavene vedkommende skal utføre. Ikke legg passord i resepsjonspermen. Tilgang ved fravær viser en praktisk reserveplan.
Gi også resepsjonen en kontaktliste for akutte administrative problemer: hvem retter kalenderfeil, hvem godkjenner betalingsretting og hvem kontaktes hos systemleverandøren? Listen bør være tilgjengelig uten innsyn i andre behandleres pasientjournaler.