En tannklinikk kan betale laboratoriet før pasienten har betalt hele behandlingen. Derfor bør oversikten vise både leverandørkostnad, fakturert behandling og innbetaling – særlig ved oppdrag over flere besøk.
Koble laboratoriefakturaen til riktig oppdrag
Bruk en intern referanse som klinikken kan slå opp i sitt fagsystem. Regnskapsunderlaget trenger ikke inneholde en kopi av journalen. Kontroller leverandør, dato, beløp, eventuelle krediteringer og om fakturaen tilhører riktig klinikkforetak.
| Hendelse | Hva økonomioversikten må vise |
|---|---|
| Arbeid bestilles fra laboratoriet | Forventet kostnad og referanse |
| Faktura mottas | Faktisk beløp og forfall |
| Pasienten faktureres | Salgsdokument og eventuelle delbetalinger |
| Arbeid må gjøres om | Ny bestilling eller avtalt kreditering |
Eksempel på et betalingsgap
Et laboratoriearbeid koster 8 000 kroner og forfaller i mars. Pasientens siste betaling på 20 000 kroner ventes i april. Klinikken må kunne dekke marsutgiften selv om behandlingsoppdraget isolert sett ser lønnsomt ut. Likviditetsplanen bør vise dette gapet.
Følg kostnader som faktisk endrer seg
Skill laboratoriearbeid og materiell fra husleie, lønn og andre faste kostnader når du vurderer en behandlingstype. Ikke del hele månedens materialinnkjøp på månedens antall pasienter hvis store leveranser gjelder framtidig bruk.
MVA på helsetjenester og andre salg må vurderes per ytelse. Tannhelsetjenester og kosmetiske behandlinger kan ikke uten videre gis samme oppsett.
Ved månedsavslutning bør ansvarlig se ubetalte pasientkrav, uavklarte Helfo-oppgjør der det er aktuelt, og laboratoriefakturaer som mangler eller er bestridt.