Et Helfo-oppgjør avstemmes ved å koble krav, vedtak og bankutbetaling. Ikke bruk bankbeløpet som oversikt over alle behandlingene du har utført. Innsendte krav kan være ubehandlet, redusert eller avvist, mens pasientens egenandel er et eget betalingsspor.
Rapportene du trenger
Ha disse dokumentene for samme behandler og periode:
- Kravoversikt fra journalsystemet eller oppgjørsløsningen.
- Helfos oppgjørsinformasjon, inkludert avvisninger og korreksjoner.
- Banktransaksjonene som viser utbetalingene.
- Salgs- og betalingsrapport for pasientenes betalinger.
Bruk krav- eller oppgjørsreferanser der de finnes. Dato og likt beløp er nyttige kontrollpunkter, men er ikke en sikker identitet når mange oppgjør er like store. Helfos tjenesteportal er inngangen til relevante digitale tjenester.
Eksempel: 50 000 kroner sendt, 45 000 mottatt
| Hva oversikten viser | Beløp | Hva du undersøker |
|---|---|---|
| Innsendte krav | 50 000 kr | Hvilke krav tilhører uttrekket? |
| Godkjent i oppgjøret | 47 000 kr | Hvilke 3 000 kroner er avvist eller redusert? |
| Utbetalt til bank | 45 000 kr | Er 2 000 kroner i et senere oppgjør, motregnet eller fortsatt ubetalt? |
Tallene er et eksempel. Differansene er spørsmål som skal forklares, ikke beløp som automatisk skal kostnadsføres. En avvist refusjon er heller ikke uten videre et krav som kan sendes pasienten.
Lag én linje per avvik: referanse, beløp, årsak, oppgave og frist. For eksempel: «Krav 123, 800 kroner, avvist med begrunnelse X; behandler kontrollerer kravet før ny innsending.» Regnskapsføreren trenger oppgjørsgrunnlaget. Den medisinske begrunnelsen og vurderingen av kravet hører hjemme hos rett fagansvarlig.
Hold egenandelen utenfor refusjonsavstemmingen
For en behandling kan en del være betalt av pasienten og en annen del krevd refundert. Pasientbetalingen skal matches mot betalingsrapporten, ikke mot Helfos banklinje. Dersom en betalingsleverandør trekker gebyr før utbetaling, får du enda en forskjell mellom salg og bank.
Se avstemming av kort- og betalingsoppgjør.
Fire feil å se etter ved månedsslutt
- Samme bankutbetaling er koblet til to oppgjør.
- En avvisning blir stående som om beløpet sikkert kommer senere.
- En utbetaling i neste måned er brukt til å forklare feil periode uten at forbindelsen er dokumentert.
- Egenandeler og refusjoner er telt dobbelt i en intern inntektsrapport.
Helfo opplyser at næringsdrivende helseaktører må følge skatte- og avgiftsregelverket. Den regnskapsmessige behandlingen må bygge på de dokumenterte hendelsene, også når oppgjørssystemet og banken viser forskjellige datoer.
Dette kan du sende regnskapsføreren
Send oppgjørsrapport, betalingsrapport, bankgrunnlag og avvikslisten gjennom avtalt sikker kanal. Ikke legg pasientjournaler i en vanlig e-post eller i et tilbudsskjema. Guiden om faktura uten unødvendige helseopplysninger forklarer skillet.
Vil du sette bort den løpende avstemmingen, kan du be Aiak om et regnskapstilbud. Oppgi antall behandlere og hvilke oppgjørs- og betalingssystemer dere bruker.
For den samlede månedsoversikten kan fysioterapipraksisen ha både pasientbetaling, refusjon og driftstilskudd. Hold disse strømmene adskilt i rapporteringen.