Avstem salgsrapporten fra klinikksystemet mot betalingsleverandørens oppgjørsrapport, og deretter mot banken. Nettobeløpet som kommer til banken, forklarer ikke alene salget.
Eksempel på ett oppgjør
| Post | Beløp |
|---|---|
| Pasientbetalinger i oppgjøret | 25 000 kr |
| Tilbakebetaling til pasient | −1 000 kr |
| Leverandørens gebyr | −350 kr |
| Forventet innbetaling | 23 650 kr |
Kontroller at banken viser 23 650 kroner med riktig oppgjørsreferanse. Avgiftsbehandlingen bygger på salgsdokumentene, ikke på nettoutbetalingen.
Hvis beløpet ikke stemmer
Undersøk i denne rekkefølgen:
- Periode: Kan oppgjøret inneholde salg fra andre dager enn salgsrapporten?
- Refusjoner: Har en tilbakebetaling kommet med i et annet oppgjør?
- Gebyrer: Finnes et eget gebyr eller en månedsavgift?
- Tilbakehold: Har leverandøren holdt igjen penger, eller viser rapporten en saldo som utbetales senere?
- Registrering: Er samme oppgjør eller samme salg importert to ganger?
Lagre leverandørrapporten sammen med oppgjørets referanse. Ikke bokfør et uforklart avvik som gebyr bare fordi banken da stemmer.
Kortterminal og faktura er to forskjellige spor
En pasient kan betale en tidligere faktura med kort. Kontroller at betalingen lukker kravet, og at det ikke samtidig blir registrert et nytt salg. Prøv også en korrigering: en refundert betaling og en kreditnota kan høre sammen, men den ene oppretter ikke nødvendigvis den andre automatisk.
Se Helfo-avstemming og månedsavslutning for den samlede rutinen.