Begynn med én hendelse og én referanse. Noter hva du forventet å finne, hva systemene faktisk viser og når hendelsen skjedde. Da kan leverandør og regnskapsfører undersøke samme sak.
Feilsøk i denne rekkefølgen
- Finn salget eller fakturaen i kildesystemet.
- Kontroller om og når det ble sendt videre.
- Finn mottakerens status: mottatt, avvist eller ukjent.
- Se om retting allerede er gjort i et av systemene.
- Kontroller bank- eller oppgjørsrapport før en betaling registreres på nytt.
| Avvik | Se spesielt etter |
|---|---|
| Betaling uten kobling | Feil fakturareferanse eller betaling av eldre krav |
| Salg finnes to ganger | Dobbel import eller manuell registrering i tillegg til import |
| Endret time, gammelt krav | Om flytting faktisk skal påvirke et utstedt dokument |
| Bankbeløp for lavt | Gebyr, refusjon eller tilbakehold i oppgjøret |
Ikke send en post på nytt før du vet om mottakeren allerede har fått den. Et tidsavbrudd kan gi ukjent status uten at overføringen er stoppet.
Dette kan stå i supportsaken
Bruk systemnavn, hendelsesreferanse, klokkeslett, forventet resultat og faktisk resultat. Beskriv hvilke rettinger som er forsøkt. Bruk testdata eller skjermbilder der sensitive opplysninger er fjernet.
Se systemkartet og betalingsavstemmingen. Lukk saken først når riktig dokument og betaling kan følges gjennom systemene.